אקסל או מערכת גיוס? מתי הטבלה מספיקה, ומתי היא מתחילה לעלות כסף

התשובה הקצרה: אם אתם מגייסים פחות מאדם אחד בחודש, תשאירו את האקסל. באמת. מודעה בודדת בלוח דרושים תעלה לכם פחות מכל מערכת, ואנחנו נגיד לכם את זה גם כשנדבר. הטבלה מתחילה לעלות כסף בארבעה רגעים מסוימים, שכולם קשורים לזרם ולא לגודל העסק: שני אנשים על אותה שורה, מועמד שהגיש פעמיים, מנהל שרוצה ״רק את הטובים״, ומישהו שאף אחד לא ענה לו. אם זיהיתם שניים מהארבעה, החשבון למטה יגיד לכם כמה זה עולה בשעות.

גילוי נאות: הכותב הוא מייסד HireMind, שמוכרת מערכת גיוס. לכן הפוסט פותח במי שלא צריך אותה.

למי האקסל מספיק, ואיך לשמור עליו מסודר.

עסק שמגייס פעם או פעמיים בשנה לא צריך מערכת. הוא צריך טבלה אחת שמישהו אחד מנהל, וכלל אחד.

הטבלה: שם, טלפון, משרה, תאריך הגשה, שלב (חדש, דיברנו, ראיון, הצעה, לא), מי מטפל, הערה. שבע עמודות, לא יותר. קורות החיים בתיקייה אחת, כל קובץ בשם של המועמד כמו בטבלה.

הכלל: כל מי שהגיש מקבל תשובה תוך יום עבודה, גם אם התשובה היא ״קיבלנו, נחזור אליך עד יום חמישי״. זה הדבר היחיד שהטבלה לא תעשה בשבילכם, וזה הדבר שמבדיל בין עסק שמועמדים מדברים עליו טוב לבין עסק שלא.

אם זה עובד אצלכם, אל תשנו כלום. תמשיכו לקרוא רק כדי לדעת מתי זה יפסיק לעבוד.

ארבעת הרגעים שבהם הטבלה מתחילה לעלות.

הם לא מגיעים ביחד, ולא כולם מגיעים לכל עסק. מספיקים שניים.

1. שני אנשים עורכים את אותה שורה

סניף שני, או מנהלת שעוזרת, או מישהו מהמשרד שמתקשר למועמדים. פתאום יש שתי גרסאות של הטבלה, מועמד שקיבל שתי שיחות מאותו עסק, ומועמד שכל אחד חשב שהשני התקשר אליו. הבעיה לא באקסל, היא בזה שלטבלה אין מושג מי עשה מה.

2. מועמד שהגיש פעמיים, ואף אחד לא שם לב

הוא הגיש לפני חצי שנה למשרה אחרת, או הגיש היום לשתי משרות שלכם בבת אחת. בטבלה הוא שתי שורות שלא יודעות אחת על השנייה. מה שהולך לאיבוד הוא הדבר הכי יקר שיש לכם: השיחה שכבר הייתה איתו, וההערה שמישהו כתב.

3. המנהל רוצה ״רק את הטובים״

הבקשה הגיונית, והטבלה לא יכולה לענות עליה, כי אין בה עמודה של ״מתאים״. אז מישהו קורא את כל קורות החיים, מסמן, ושולח למנהל מייל עם חמישה קבצים. המנהל פותח את זה בעוד שבוע. איפה הזמן הולך בגיוס מראה שהשבוע הזה הוא בדרך כלל הפער הגדול ביותר בתהליך.

4. מישהו שאף אחד לא ענה לו

הטבלה יודעת מי בשלב ״חדש״. היא לא יודעת שהוא שם כבר תשעה ימים. ואף אחד לא פותח את הטבלה כדי לחפש את מי ששכחו, פותחים אותה כדי לרשום את מי שזוכרים. המועמד שלא נענה לא מתלונן. הוא מספר לחברים.

החשבון, בשעות ולא בתחושה.

דוגמה להמחשה, עם שלוש הנחות שאתם יכולים להחליף במספרים שלכם: קריאת קורות חיים של מועמד אחד לוקחת 3 דקות, אחד מכל עשרה מקבל שיחה של 10 דקות, ושעת עבודה עולה לעסק 150 ₪ כולל הכל.

בשורה הראשונה אין מה לדבר: שעה בחודש, תישארו עם הטבלה. בשורה השנייה השעות לבד שוות יותר מהמסלול הבסיסי שלנו (249 ₪ לחודש לעד חמש משרות פעילות, לפני מע״מ), ועוד לא ספרנו את המועמד שהלך למישהו שענה לו באותו ערב. בשורה השלישית הטבלה כבר עולה יותר ממה שהיא חוסכת בכל מסלול.

החישוב סופר רק קריאה ושיחות. הוא לא סופר את הרגעים 1 עד 4, כי אין להם מחיר קבוע, ובדרך כלל הם מה שמכריע. מי שרוצה את החשבון המלא, עם הפרסום, הכלי והכיסא הריק, ימצא אותו בכמה עולה לגייס עובד.

מה זו מערכת גיוס, ומה היא חייבת לעשות כדי להצדיק את המחיר.

מערכת גיוס היא מקום אחד שאליו נכנסות כל ההגשות, מכל הערוצים, ושבו הן מסתדרות ומטופלות. בשוק קוראים לזה גם מערכת לניהול מועמדים (ATS). אבל ההגדרה לא מספיקה, כי גם טבלה משותפת בענן עונה עליה. השאלה היא כמה מהעבודה קורה לבד. חמישה דברים שבלעדיהם קניתם טבלה יפה יותר:

1. בלי הקלדה. ההגשות נכנסות לבד מכל מקום שהן מגיעות ממנו: מעמוד המשרה, מכתובת המייל של המשרה (לשם מעבירים גם את קורות החיים מלוחות הדרושים), מקישור שנותנים לקבוצות וואטסאפ ופייסבוק, ומקישור ההפניה של עובד. וקורות חיים שכבר יש לכם מעלים בבת אחת. אם מישהו מעתיק שמות מהמייל למערכת, זה אקסל.
2. גישה לוואטסאפ תוך דקה. במשרות שבחרתם, המועמד מקבל גישה לוואטסאפ עם העסק תוך דקה מההגשה, ומה שהוא כותב שם נוחת בתיק שלו. למה דווקא דקה.
3. מסדרת לפי התאמה, עם סיבה. לא רק ״ציון״ אלא למה, ומאיזה משפט בקורות החיים. ובן אדם מחליט, לא המערכת.
4. המנהל מאשר בלי חשבון. קישור בוואטסאפ או במייל, מועמד אחד בכל פעם עם קורות החיים והדירוג, מתאים או לא.
5. יודעת מי לא נענה. ואומרת את זה לפני שהמועמד מספר לחברים.

אקסל מול מערכת, שורה מול שורה.

מה עושים.

1. ספרו הגשות בחודש על שלושת החודשים האחרונים. פחות מעשרים: תישארו עם הטבלה, ותוסיפו את הכלל של תשובה תוך יום עבודה. מתי המודעה בלוח לבד מספיקה הוא אותו חשבון מהצד של ההפצה.
2. סמנו את ארבעת הרגעים. אפס או אחד: עדיין הטבלה. שניים ומעלה: תריצו את החשבון עם המספרים שלכם.
3. אם החשבון יצא לטובת מערכת, תבדקו את חמשת הדברים למעלה מול כל מערכת שאתם שוקלים, כולל שלנו. כמה זה עולה מפרט את המחירים בשוק לפי מודל.

רוצים תשובה על ההגשות שלכם ולא על הדוגמה שלנו? השאירו פרטים ונחזור אליכם. ואם התשובה היא ״תישארו עם האקסל״, נגיד גם את זה. ואם היא ״מערכת״, המדריך לבחירת מערכת גיוס ממשיך מכאן: מודלי מחיר, ההבדל מחברת השמה, ומה שואלים לפני שחותמים.