מדיניות פרטיות - HireMind

1. מי אנחנו וחלוקת התפקידים

HireMind היא פלטפורמת SaaS המופעלת על ידי Brandformance. השירות נמכר לחברות וארגונים ("לקוחות עסקיים") המנהלים תהליכי גיוס. לפי הוראות חוק הגנת הפרטיות, חלוקת התפקידים בין הצדדים היא:

• בעל הנתונים (Controller): הלקוח העסקי המגייס (חברה, ארגון או מוסד). הוא קובע את מטרות העיבוד ואת היקפו.
• מעבד הנתונים (Processor): HireMind. אנו מעבדים את הנתונים אך ורק בשם הלקוח ועל-פי הוראותיו, במסגרת הסכם השירות.
• נושא המידע (Data Subject): המועמד/ת, האדם שקורות חייו/ה ופרטיו/ה מעובדים.

המשמעות: אם פנית אלינו בעקבות מועמדות לתפקיד אצל ארגון מסוים, הארגון הזה הוא ה"בעל" של המידע שלך, ו-HireMind היא הספק הטכני המאחסן ומעבד אותו עבורם. בקשות לעיון, תיקון או מחיקה ניתן להפנות לשני הצדדים.

2. איזה מידע אנו אוספים?

• מידע אישי מזהה: שם מלא, כתובת דוא"ל, מספר טלפון, עיר מגורים, וקישורים לרשתות חברתיות (כגון LinkedIn).
• מידע תעסוקתי ומקצועי: קורות חיים (CV), ניסיון תעסוקתי, השכלה, תיקי עבודות, והערכות מקצועיות.
• נתוני הערכה ומבחנים: ציונים מתוך מבחני התאמה שנשלחו אליך, ניתוחי AI של קורות החיים, והערות סינון פנימיות של צוות הגיוס.
• היסטוריית התקשרות: תיעוד של הודעות שנשלחו אליך דרך המערכת (וואטסאפ, דוא"ל) וסטטוס התקדמותך בתהליך.

3. כיצד אנו משתמשים במידע?

המידע שנאסף משמש אך ורק למטרות ניהול תהליכי הגיוס של החברה, ובכלל זה:

• בחינת התאמתך למשרות הפתוחות או למשרות עתידיות בחברה.
• יצירת קשר עמך (לרבות באמצעות הודעות וואטסאפ ואימייל אוטומטיות וידניות) לתיאום ראיונות או שליחת מבחני התאמה.
• שיפור תהליכי הסינון הפנימיים שלנו וייעול חוויית המועמד באמצעות טכנולוגיות AI.

4. שיתוף מידע עם צדדים שלישיים

אנו לא מוכרים, סוחרים או משכירים את המידע האישי שלך לצדדים שלישיים. המידע מועבר רק לספקי שירות טכנולוגיים שמסייעים לנו לתפעל את המערכת, ולכל אחד מהם רשימה זו כפופה לחובות סודיות חוזיות.

החריגים היחידים לכך הם כלי המדידה הפרסומיים בדפים הציבוריים ובאתר של HireMind עצמו, המתוארים בסעיף 9.

5. ספקי משנה (Sub-processors)

השירות נסמך על מספר מצומצם של ספקי משנה (Sub-processors), כל אחד מהם מחויב בחוזה לסודיות ולמדיניות אבטחה מקבילה לשלנו. הקטגוריות העיקריות הן:

• ספק תשתית ענן ומסד נתונים: אחסון נתוני המועמדים, אימות משתמשים ואחסון קבצים. השרתים ממוקמים באזור צפון-מזרח אסיה (טוקיו, יפן).
• ספק מודל שפה גדול (LLM) במסלול בתשלום: ניתוח קורות חיים ויצירת תיאורי משרה. במסלול בתשלום הספק אינו משתמש בנתונים לאימון מודלים (פירוט מלא בסעיף 6).
• שירות תזמור (workflow automation): מעביר בקשות בין רכיבי המערכת (לדוגמה: ניתוב בקשות לניתוח CV והתראות אוטומטיות).
• ספקי אירוח ו-edge: אירוח הממשק הציבורי והזרקת תגיות מטא לדפי שיתוף משרות. אינם מאחסנים נתונים אישיים של מועמדים.
• ספק סליקת תשלומים: מיועד אך ורק לחיוב לקוחות עסקיים, לא למועמדים. HireMind אינה רואה מספרי כרטיסי אשראי מלאים.
• ספק תשתית הודעות וואטסאפ עסקי: שליחת הודעות למועמדים שהסכימו לקבל אותן.

רשימה מלאה של ספקי המשנה, כולל שמות חברות וקישורים למדיניות הפרטיות שלהם, זמינה ללקוחות עסקיים ולמועמדים לפי בקשה בכתב לכתובת support@gethiremind.ai.

6. שקיפות בנושא בינה מלאכותית

המערכת משתמשת במודלי שפה גדולים (LLMs) של ספק LLM מבוסס במסלול בתשלום, לצורך ניתוח קורות חיים, יצירת תיאורי משרה, וצ'אט מידעי בדף נחיתה. במסלול בתשלום הספק מתחייב חוזית שלא להשתמש בקלטים או בפלטים שלנו לצורך אימון מודלים.

ה-AI מציע למגייס/ת דירוג ראשוני (A/B/C), סיכום קצר של קורות החיים ונקודות לדגש, אך אינו מקבל החלטות באופן עצמאי. כל ההחלטות בתהליך (לראיין, לדחות, לשלוח מבחן) מתקבלות על-ידי האדם הגוזר בצוות הגיוס, שרואה את קורות החיים המלאים בנפרד מהדירוג של ה-AI. זוהי גישה של "Human-in-the-loop".

ה-AI מקבל את תוכן קורות החיים לצורך הניתוח. ברוב המקרים נשלח טקסט בלבד, לאחר הסרה אוטומטית של מספר תעודת זהות. כאשר קובץ קורות החיים הוא סרוק או שלא ניתן לחלץ ממנו טקסט, נשלח הקובץ המקורי כפי שהוא, ולכן הוא עשוי לכלול גם תמונת פנים אם היא מופיעה בו. המערכת מונחית להתעלם מתמונה לצורך ההערכה. לא נשלחים נתונים פנימיים על הסטטוס הקודם של המועמד/ת. אם דורגת על-ידי המערכת ואת/ה מבקש/ת סקירה אנושית של ההחלטה, ניתן לפנות אלינו ב-support@gethiremind.ai ונחזור אליך בתוך 14 ימי עסקים.

המערכת כוללת גם עוזרת AI פנימית שמשמשת את צוות הגיוס בלבד, ולא את המועמדים. כדי לשפר אותה אנו שומרים את השאלה שהוקלדה ואת התשובה שניתנה, יחד עם המסך שממנו נשאלה. לפני השמירה מוסרים מהטקסט מספרי טלפון, כתובות אימייל ומספרי תעודת זהות, והטקסט נקטע ב-2,000 תווים. רישום זה משמש אותנו בלבד לשיפור המוצר, אינו נגיש ללקוחות אחרים, ואינו נמסר לאף גורם נוסף מעבר לספק ה-LLM שנדרש כדי לייצר את התשובה עצמה.

7. היכן המידע מאוחסן

המידע מאוחסן בתשתית ענן באזור צפון-מזרח אסיה (טוקיו, יפן). מאחר ומדובר בהעברה אל מחוץ לגבולות ישראל, ההעברה נעשית אל ספק שעומד בתקנים בינלאומיים מקובלים (SOC 2 Type II, ISO 27001), במסגרת הסכם שירות חתום הכולל סעיפי הגנת מידע סטנדרטיים. גיבויים אוטומטיים נשמרים על מנת לאפשר התאוששות מתקלות. בקשה למחיקה מטפלת גם בנתונים שבגיבויים בהתאם למחזור הגיבוי (עד 30 ימים).

8. אמצעי אבטחת מידע

אנו מיישמים בקרות אבטחה ברמת תעשייה כדי להגן על המידע שלך:

• הצפנה במנוחה (AES-256) ובמעבר (TLS 1.3) על כל המידע המאוחסן והעובר במערכת.
• בידוד בין לקוחות (multi-tenant isolation) ברמת מסד הנתונים באמצעות Row-Level Security, כך שלקוח אחד אינו יכול לראות מידע של לקוח אחר גם תיאורטית.
• אימות דו-שלבי (MFA) על כל חשבון אדמין, סיסמאות מוצפנות ב-bcrypt, וגישה מבוססת תפקידים (RBAC) עם הרשאות ברמת קבוצה ושדה.
• תיעוד פעולות (audit log) של כל פעולה רגישה (יצירת חשבון, שינוי הרשאות, מחיקת מועמד, פתיחת קורות חיים), הנשמר ל-24 חודשים לפחות.
• גיבויים יומיים אוטומטיים, בדיקות התאוששות תקופתיות, וניטור 24/7 על תקלות תשתית.

במקרה של אירוע אבטחת מידע המשפיע על נתונים אישיים, נודיע ללקוחות העסקיים הרלוונטיים ללא דיחוי, ובכל מקרה תוך 24 שעות מהגילוי, עם עדכונים שוטפים ככל שמתקדמת חקירת האירוע, בהתאם לדרישות חוק הגנת הפרטיות.

8א. חיבור חשבון אימייל לשליחה (Gmail / Outlook)

כדי לאפשר למגייסת לשלוח הודעות למועמדים ישירות מכתובת האימייל שלה (במקום מקישור mailto), ניתן לחבר את חשבון ה-Gmail או ה-Outlook דרך תהליך OAuth מאובטח של ספק האימייל. החיבור הוא וולונטרי, מתבצע בהסכמה מפורשת בכל פעם, וניתן לניתוק בכל עת.

• היקף הגישה: ההרשאה היחידה שאנחנו מבקשים היא gmail.send (אצל Google) או Mail.Send (אצל Microsoft). אנחנו אינם קוראים תיבת דואר נכנס, אינם נוגעים בטיוטות, אינם רואים אנשי קשר, ואינם מחפשים בארכיון.
• אחסון: ה-refresh token שמתקבל מהספק מוצפן (AES-256-GCM) לפני שמירתו במסד הנתונים שלנו, עם מפתח הצפנה שמוחזק בנפרד בסביבת פונקציות ה-Edge. הסיסמה שלכם לא מועברת ואינה נשמרת.
• אי-קריאה: שום הודעה שמתקבלת לתיבת הדואר שלכם אינה נקראת, מסומנת, מסווגת, מועברת לבינה מלאכותית, או נשמרת אצלנו. ההרשאה שלנו פיזית לא מאפשרת זאת.
• אי-שימוש לאימון: תוכן ההודעות שאתם שולחים דרך החשבון המחובר אינו משמש לאימון מודלים, ל-benchmarking, או לכל מטרה עצמאית שלנו. הוא משמש אך ורק להעברת ההודעה הספציפית שיזמתם.
• ניתוק יזום: ניתן לנתק את החיבור בכל עת מתוך הגדרות הפרופיל בפלטפורמה, או ישירות מהגדרות האבטחה של חשבון Google / Microsoft שלכם. עם ניתוק, ה-refresh token מסומן כמבוטל ולא יוכל לשמש לשליחה נוספת.
• תיעוד: כל אירוע (חיבור, רענון אסימון, שליחה, ניתוק, כשלון) נרשם ב-audit log פנימי, עם hash של נמען ונושא במקום הערכים הגולמיים, כך שגם דליפה של הלוג אינה חושפת עם מי תכתבתם.
• עמידה במדיניות Google API Services User Data Policy: השימוש של HireMind במידע שמתקבל מממשקי Google API עומד במדיניות Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות השימוש המוגבל (Limited Use). לא מועבר מידע שמתקבל מממשקי Google אל מודל בינה מלאכותית כלשהו, לרבות Gemini, ולא נעשה בו שימוש לפרסום, לאימון מודלים או למכירה לצד שלישי.

התכונה זמינה רק עבור משתמשי הפלטפורמה (מגייסות) ולא עבור מועמדים. השליחה דורשת לחיצה אנושית של המגייסת על כפתור 'שלח' או הגדרה מראש של כלל אוטומציה על-ידה.

9. עוגיות ומדידה

במסכי המערכת, אלה שנדרשת בהם התחברות, אנו משתמשים בעוגיות תפקודיות בלבד: ניהול הפעלה ושמירת העדפת שפה. אין שם עוגיות פרסום.

בדפי המשרה ובדפי הקריירה, הפתוחים לכל אדם, פועלים גם כלי מדידה פרסומיים: פיקסל Meta של HireMind, ובנוסף פיקסל משלו שמעסיק רשאי להגדיר על המשרה שלו. כלים אלה שומרים עוגיות בדפדפן ומדווחים ל-Meta ולספקי המדידה שלנו את כתובת הדף, מזהה פרסומי של הדפדפן, שם המשרה, ואת העובדה שהוגשה מועמדות.

קורות החיים, תשובות השאלון, פרטי הקשר וציון ההתאמה אינם נשלחים לכלים אלה בשום שלב. אפשר לחסום עוגיות מדידה בהגדרות הדפדפן או בתוסף חסימה, וההגשה תעבוד במלואה גם אז.

בנוסף אנו סופרים תנועה באופן מצרפי בלבד: כמה אנשים ראו דף משרה, כמה התחילו להגיש וכמה סיימו. הספירה שלנו אינה נשמרת לצד שורת המועמד ואינה כוללת כתובת IP או טביעת אצבע של דפדפן. ספק האירוח שלנו מספק מדידת תנועה נוספת, ללא עוגיות וללא זיהוי של אדם מסוים.

באתר של HireMind עצמו (gethiremind.ai)

הפסקאות הבאות חלות רק על דפי האתר שלנו, כמו דף הבית, המחירים, דף הדמו והמאמרים, ולא על עמודי המשרות, דפי הקריירה, קישורי הבדיקה או המערכת עצמה. ביחס למידע שנאסף כאן HireMind היא בעלת המידע: זה מידע על עסקים שמתעניינים בשירות שלנו, לא מידע שאנו מעבדים עבור לקוח.

אנו מודדים את הביקורים באתר כדי להבין מאיפה מגיעים אלינו עסקים ומה עוזר להם להחליט. לכל ביקור נשמרים העמוד שנצפה, האתר או המודעה שהביאו אליו (כולל מזהה ההקלקה של Google או של Meta, אם היה כזה) וסוג המכשיר: נייד, טאבלט או מחשב. מזהה אקראי נשמר בדפדפן שלכם כדי לחבר ביקורים חוזרים זה לזה, ואפשר למחוק אותו בניקוי נתוני האתר בדפדפן. הרישום שלנו אינו כולל כתובת IP, ודבר ממה שהקלדתם בטופס אינו נשמר עד שבחרתם לשלוח אותו.

באתר פועלים גם כלי המדידה של Meta ושל Google (Google Ads ו-Google Analytics), דרך Google Tag Manager. כלים אלה שומרים עוגיות בדפדפן, וכמו כל שירות שנטען מהשרתים שלהם, הם מקבלים את כתובת ה-IP ואת פרטי הדפדפן.

כשאתם משאירים פרטים, בטופס או בשיחה עם נועה, אנו מחברים את הפנייה לביקורים שקדמו לה כדי לדעת איזה ערוץ הביא אתכם, ושומרים איתה גם את פרטי הדפדפן (user agent). כדי למדוד את הפרסום שלנו אנו מעבירים ל-Meta את כתובת הדוא״ל ומספר הטלפון שלכם בצורה מגובבת (hash) חד-כיוונית, שאינה מאפשרת לשחזר אותם, יחד עם מזהי העוגיות של Meta ופרטי הדפדפן. ל-Google אנו מעבירים את מזהה ההקלקה בלבד, בלי שם, טלפון או דוא״ל.

בנוסף אנו מקליטים את השימוש באתר (session replay) באמצעות PostHog, שמאחסן את המידע באיחוד האירופי, כדי לראות היכן מבקרים מתקשים. כל שדות הטופס מוסתרים בהקלטה, וההקלטה נעצרת כשעוברים למערכת עצמה.

אפשר לחסום את כל אלה בהגדרות הדפדפן או בתוסף חסימה, והאתר ימשיך לעבוד במלואו. בקשה למחוק פנייה שהשארתם, יחד עם המידע שצורף אליה, אפשר להפנות אלינו כמתואר בסעיף הזכויות.

10. תקופת שמירה

אנו שומרים את המידע כל עוד הוא נדרש למטרות שלשמן נאסף, כלומר לתקופת תהליך הגיוס ולתקופה סבירה לאחר מכן לצורך התאמה למשרות עתידיות. ניתן בכל עת לבקש את מחיקת המידע שלך לפני תום תקופה זו (ראה סעיף הזכויות שלך למטה). ללקוחות עסקיים, מדיניות השמירה נקבעת בהסכם השירות. בסיום ההתקשרות, הלקוח רשאי לבחור בין החזרת המידע (CSV/JSON) ובין מחיקתו המלאה. הביצוע יושלם תוך 30 עד 60 ימים מסיום ההתקשרות לפי בחירת הלקוח, וגיבויים טכניים יימחקו בסבב הגיבוי הרגיל, לא יאוחר מ-30 ימים נוספים.

לרישום השיחות עם העוזרת הפנימית נקבעה תקופת שמירה קצרה יותר: 90 יום, ולאחריהם הוא נמחק אוטומטית מדי לילה. כאשר לקוח מבקש מחיקה מלאה של החשבון, גם רישום זה נמחק יחד עם שאר נתוני החשבון.

רישומי הביקורים באתר של HireMind נשמרים 12 חודשים ונמחקים אוטומטית מדי לילה. הקלטות השימוש נמחקות אוטומטית אצל PostHog, ולא יאוחר מ-12 חודשים. פנייה שהשארתם נשמרת יחד עם נתוני המדידה שצורפו אליה, עד שתבקשו למחוק אותה.

11. הזכויות שלך

הינך זכאי/ת לפנות אלינו בכל אחת מהבקשות הבאות:

• לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים אודותיך, כולל קורות החיים, סטטוס המועמדות, וההערות הפנימיות שנכתבו עליך.
• לבקש את תיקון המידע במידה והוא לא מדויק.
• לבקש את מחיקת המידע מהמערכת (זכות "להישכח"), בכפוף לחובות שמירת רשומות על פי חוק.
• להתנגד לעיבוד המידע למטרות שיווק או למטרות עתידיות שאינן קשורות למשרה אליה הגשת מועמדות.

לכל פנייה אחרת בנושאי פרטיות ניתן לכתוב לכתובת support@gethiremind.ai.

12. עדכונים למדיניות זו

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. בכל עדכון נרענן את תאריך העדכון בראש העמוד. שינויים מהותיים (לדוגמה: הוספת ספק משנה חדש או שינוי במטרות העיבוד) יידעו את הלקוחות העסקיים הקיימים מראש בכתב, ויידעו את המועמדים בעת ההגשה הבאה שלהם דרך דף נחיתה.