גיוס עובדים בוואטסאפ: המדריך המלא, מהתשובה הראשונה ועד הזימון לראיון

בישראל וואטסאפ הוא הערוץ שבו כולם כבר נמצאים, כולל המועמד שהגיש הרגע מהטלפון ומצפה שמישהו יגיד לו משהו. המדריך הזה מסביר איך לגייס דרכו בלי להפוך את זה למטרד: מה שולחים ומתי, איך עובדות שאלות הסינון והמבחן הקצר ומה מזה קורה בצ׳אט, דרך איזה חשבון מותר, ומה עושים כדי שמי שזימנתם באמת יגיע. כל פרק מפנה לפוסט שמעמיק בו.

התשובה הקצרה: גיוס בוואטסאפ מתחיל אחרי שהמועמד הגיש, לא לפני, ומורכב מארבעה שלבים: אישור עם השלב הבא (ובמשרות שבחרתם, גם גישה לוואטסאפ תוך דקה מההגשה), שלוש שאלות סינון שנפתחות למועמד מיד בעמוד המשרה, מבחן של עשר דקות שהמערכת כותבת לפי המשרה ואתם עורכים (הקישור מגיע בוואטסאפ, המבחן נפתח בעמוד אינטרנט), וזימון לראיון עם אישור ותזכורת. כל ההודעות יוצאות מחשבון עסקי רשמי, מתבניות שאושרו, בשעות סבירות, למי שאישר. הסינון קורה במערכת ולא בצ׳אט, ובן אדם מחליט.

גילוי נאות: הכותב הוא מייסד HireMind. המספרים על המערכת שלנו מגיעים ממנה, עם תאריך. הדוגמאות של הודעות הן דוגמאות. מה שנאמר על החוק הוא הבנה של מעסיק, לא ייעוץ משפטי.

למה וואטסאפ, ולמה דווקא דקה.

לא כי זה מודרני. כי המועמד שהגיש למשמרת ערב ב-22:40 מהספה הגיש באותה ישיבה לעוד שלושה מקומות, ומי שחוזר אליו ראשון מקבל את השיחה. מייל הוא לא תשובה בשבילו, כי הוא לא פותח מייל. שיחת טלפון למחרת ב-11:00 מגיעה אחרי שהמקום השני כבר כתב לו.

ההודעה הראשונה לא צריכה להיות חכמה. היא צריכה להיות מהירה, ולהגיד שלושה דברים: ההגשה התקבלה, מה השלב הבא, ומתי. למה דווקא דקה, ומה קורה בתוך הצ׳אט ומחוצה לו הוא הפוסט המלא על הבוט, כולל איך זה נראה מצד המועמד ומצד המגייסת.

ארבעה שלבים, ומה בכל אחד.

זה כל התהליך. פחות ממה שנדמה.

השורה האחרונה, בעמודה ״מי החליט״, היא הנקודה. הבוט מוסר את השלבים, המערכת שומרת את התשובות ליד המועמד, ובן אדם רואה אותן ולוחץ. שום הודעת דחייה לא יוצאת לבד. נוסחים מוכנים לכל אחד מהשלבים.

מה לשאול: שלוש שאלות ומבחן של עשר דקות.

המערכת כותבת לכל משרה שאלות סינון ומבחן, ואתם עורכים כמה שרוצים. מה שעובד: שלוש שאלות מסוג קבוע, אחת שסוגרת את העניין אם התשובה שלילית (״זמין/ה למשמרות שישי?״), אחת שהתשובה עליה היא מספר (״כמה שנים בקופה?״), ואחת עם מצב מהעבודה שהתשובה עליה היא שורה (״לקוח טוען שהעודף לא נכון. מה את עושה?״). אחרי זה, למי שעבר, מבחן קצר ממצבים מהעבודה, שהמערכת בודקת לפי מה שקבעתם שחשוב, ואפשר להכניס לתוכו דברים שקרו אצלכם בשבוע האחרון. בלי מכון, בלי ״פסיכומטרי״, בלי ״ספר על עצמך״.

השאלות והמבחן לארבעה תפקידים: אחראי משמרת, נציג מכירות, עובד מחסן ונציג שירות, מוכנים להעתקה, עם ההסבר למה כל שאלה בנויה כמו שהיא.

דרך איזה חשבון, ומה אסור.

ההבדל בין וואטסאפ מהטלפון של המגייסת לחשבון עסקי רשמי הוא לא טכני, הוא משפטי ותפעולי.

• חשבון וואטסאפ עסקי רשמי. הודעות יוצאות מתבניות שאושרו מראש, כל הודעה מתועדת ליד המועמד, יש מכסה יומית לחברה ולמועמד, ויש שעות שקט. כשהמגייסת עוזבת, ההיסטוריה נשארת.
• טלפון פרטי. אין תיעוד, אין מכסה, ואף אחד לא יודע מה נאמר למועמד. וכשהמגייסת עוזבת, המספר עוזב איתה.

מה שההסכמה דורשת: מועמד שהגיש דרך עמוד שבו כתוב שהוא יקבל וואטסאפ נתן אותה, ומי שלא הגיש לא נתן. מה שהשכל הישר דורש: לא בלילה, לא בשבת, לא למי שלא הגיש, ולא שלוש הודעות ביום. ואם המועמד כותב ״לא מעוניין״, זה סוף השיחה.

הפרק ״מה החוק והשכל הישר דורשים״ בפוסט על הבוט מפרט, כולל מה קורה עם שאלות הסינון לפי מה מותר לשאול ולסנן.

למה הם לא עונים, ולמה הם לא מגיעים.

שתי תלונות שנשמעות כמו בעיה במועמדים, ושתיהן בעיה בשעון.

לא עונים כי ענו למישהו אחר קודם. ההודעה שלכם הגיעה אחרי שהשיחה עם המקום השני כבר נקבעה. הפתרון הוא לא הודעה טובה יותר, הוא הודעה מוקדמת יותר.

לא מגיעים לראיון כי לא היו בטוחים שהראיון סגור, או שכבר סגרו במקום אחר ולא היה להם נעים להגיד. הפתרון הוא זימון בכתב, עם שעה, כתובת ושם של מי שמחכה, בקשת אישור, ותזכורת ביום שלפני.

ומי כן מגיע? בעיקר מי שזומן כי באמת התאים, לא ״ליתר ביטחון״. הפוסט המלא על מי לא עונה ומי לא מגיע, עם דוגמה להמחשה ומה עושים מחר בבוקר.

איפה הימים הולכים.

הקריאה של קורות החיים, שכולם בטוחים שהיא הבעיה, לוקחת שניות. הימים הולכים בהמתנות: לתשובה הראשונה, למנהל שצריך לאשר, לשעה של הראיון, ולמועמד שלא הגיע. וואטסאפ מקצר את הראשונה והשלישית. את המנהל מקצר קישור אישור שנפתח מהטלפון בלי חשבון. כמה זמן לוקח לגייס עובד, שלב אחרי שלב, עם ההסבר למה אין ממוצע ישראלי ולמה השבוע שלנו מתחיל ביום ראשון.

מה וואטסאפ לא פותר.

אם לא הגיעו הגשות, אין למי לכתוב. משרה שקיבלה חמישה קורות חיים סובלת מבעיית הפצה או ניסוח, והאבחון הוא בשלוש שאלות; ואם הן מגיעות מקבוצות פייסבוק וקבוצות וואטסאפ, מה עובד שם ומה נשבר אחרי הפוסט הוא עמוד משלו. ואם הגיעו מאתיים, זאת בדיוק משרה שבה לא מפעילים את הגישה לוואטסאפ תוך דקה מההגשה, כי מאתיים שיחות יקברו אתכם, ועדיין מישהו צריך לדעת את מי לזמן. זה סינון קורות החיים, מדריך נפרד.

למי זה לא מתאים.

לתפקיד בכיר או נדיר, שבו המועמד לא מגיש מעצמו אלא צריך לחפש אותו, וואטסאפ אוטומטי לא עוזר: אין מי שיקבל את ההודעה הראשונה. שם השאלה היא חברת השמה או לבד. ולעסק שמגייס אדם אחד בשנה, תבנית הודעה שמורה בטלפון ותזכורת ביומן עושות את רוב העבודה.

שורה תחתונה.

ארבעה שלבים, כולם אחרי ההגשה, כל ההודעות מחשבון רשמי, ובן אדם מחליט בין השלישי לרביעי. מה שמשתנה הוא לא כמה מועמדים מגיעים, אלא כמה מהם עדיין זמינים כשמישהו מתפנה לדבר איתם. רוצים את השלבים האלה על משרה שלכם? השאירו פרטים ונחזור אליכם. ואם אתם מגייסים תפקיד מסוים, יש עמוד לכל אחד: מנהל משמרת, נהג חלוקה, מוכרים לחנות, נציגי שירות ועובדי מחסן.